Тайм-менеджмент или Почему никогда не хватает времени…

Ключевые слова статьи: тайм-менеджмент, советы как экономить время, управление временем, секреты тайм-менеджмента, отличие экономии времени от тайм-менеджмента

Задержки на работе, заминки с личными делами, никогда никуда не успеваешь…
Появляется привычка объяснять это всё сверхскоростным двадцать первым веком.
Расписание дня не соблюдается, хотя оно есть.
Трудно заставить себя выйти на семь минут пораньше – потому что тогда обувь будет не почищена, галстук не завязан.
Как нужно экономить время знают многие, а пользуются немногие.
И наверно не очень многие осознают, что экономия времени это одно, а тайм-менеджмент это другое.

***

В чем различие? В том, что экономия времени – это сокращение времени на выполнение определенного задания, а тайм-менеджмент – система управления временем, позволяющая максимально эффективно использовать имеющееся время для выполнения имеющихся задач. В том числе и с помощью инструментов экономии времени (уменьшение срока исполнения).
Непонятно?
Тайм-менеджмент – это умение так распределить задачи в очередности, чтобы не было заминок и препятствий при выполнении задачи, а также умение правильно выбрать способ выполнения задачи с точки зрения временного ресурса. Иными словами – экономия времени лишь один из инструментов тайм-менеджмента.
Пример. Один мой знакомый очень хорошо готовит. И при этом не сильно устает у плиты. У него всегда есть некоторые заготовки (порезанные овощи для поджарки, замороженное и ЗАРАНЕЕ ПОРЕЗАННОЕ порционно мясо, и т.п.). Плюс, одновременно с приготовлением он никогда не теряет время на ожидание готовности того или иного компонента в процессе варки, а использует его на мытье использованной посуды, составление меню на завтра, подготовку продуктов на дальнейшее приготовление пищи, и т.п.

***

Нужны ли вам советы?
А какие?
Для того, чтобы получить ХОРОШИЕ советы, давайте разберемся – что именно для вас является time-killer-ом, и после этого попробуем определить некоторые меры.
У вас нет плана. Планирование само по себе может быть трудоемким. И временно-емким. Но оно того стоит. Имея четкий план на бумаге вы НАГЛЯДНО увидите, где и что (а может быть и КАК) вы сможете ОПТИМИЗИРОВАТЬ в своей деятельности.
У вас нет действенного плана. Вы его никогда не соблюдаете, либо соблюдаете с большим опозданием. Скорее всего, вы не учитываете свои особенности и внешние факторы, а также не умеете их ОТСТРАНЯТЬ. То есть не сортируете дела по степени важности.
Вы постоянно устаете. Скорее всего, вы не отдыхаете в течение рабочего дня. Также может быть вы не учитываете сложность задания и ставите себе сокращенные сроки. Повышенная утомляемость – бич нашего времени. Но бороться с ним можно и нужно. Также причиной может стать спешка.
Спешка. На самом деле торопливость – тот еще убийца времени. Впопыхах можно наделать кучу ошибок, увидеть главное, не придав значение немаловажным деталям и деталькам – что в итоге увеличит конечное время выполнения задания. Спешка и экономия времени за счет повышения скорости выполнения задания – РАЗНЫЕ вещи.
Посетители. Если ваша работа не связана с посетителями (магазин, открытый офис продаж, и т.п.) – сократите общение с посетителями до минимума. Развесьте в коридоре таблички с ответами на часто задаваемые вопросы, повесьте на двери отпугивающую надпись («Входить только в случае необходимости получения неотложной доврачебной помощи»), исключите при решении рабочих вопросов с коллегами разговоры на внеслужебные и отвлекающие темы. Рабочие вопросы стратегического характера вообще лучше решать на совещаниях, а не в оперативном порядке.
 
Совет. Будьте смелее. То, что «здесь так не принято» не означает, что «здесь так будет всегда». НЕТ. Вы можете предлагать, и должны предлагать, и должны иногда настаивать на своем. Иногда наступают моменты, когда в целях общей эффективности работы вы ОБЯЗАНЫ сказать, что данный вопрос нет смысла обсуждать без присутствия других заинтересованных сторон. Потому что потом будет труднее убедить их в вашем решении. И потому, что потом от них могут поступить предложения по неучтенным сторонам вопроса…
 
Рутина и текучка. Один из самых сложных врагов, поскольку стандартное решение «снизить контроль над подчиненными, упорядочить и делегировать полномочия» не работает, если вы либо подчиненный, либо в единственном числе.
Телефон. Регулярно звонят не те, не по тому поводу, и еще и любят долго и обстоятельно поговорить. И сами вы грешите тем же. Увы. Правила ведения деловых переговоров по телефону преподаются во многих местах. Но следует им бесконечно малое количество человек. НЕПОДГОТОВЛЕННОСТЬ к звонку – это не только трата вашего собственного времени, но и трата ЧУЖОГО времени. А об этом мы уже говорили выше.
Внеплановые перерывы. То кто-то что-то не сделал, то контрагент задерживает выполнение задания, то просто коллега позвал покурить и попить кофе.
Интернет. Не верьте информации, что работники, которые позволяют себе зайти в течение рабочего дня в Интернет по личным вопросам, регулярно посещают развлекательные сайты, и т.п. – являются эффективными работниками. Скорее, это оправдание, самооправдание и неверная оценка. Отдыхать от работы для повышения производительности надо ВНЕ компьютера, а лучше ВНЕ РАБОЧЕГО МЕСТА (выйти на улицу, в комнату отдыха, и т.п.). Выход в Интернет – в отличие от отдыха – неконтролируем, и будет являться тайм-киллером.
Несамостоятельность. Неумение (нежелание, сопротивление, пресечение и т.п.) принимать оперативные (а равно и иные) решения в рамках своей компетенции заставляет работника согласовывать решение с руководителем, а иногда и не с одним. Время окончательного выполнения задания увеличивается.
___________________________________________________________
Общие советы.
 
Берегите время. В том числе и ЧУЖОЕ. Время – важный ресурс. Понимая это и ВЫПОЛНЯЯ – вы увеличите свою эффективность и успешность в каких-либо заданиях, поручениях, проектах.
Используйте заготовки при подготовке документов. Если нет общепринятых на предприятии – заведите свои. Потратив время ОДИН РАЗ на создание шаблонов – вы НЕОДНОКРАТНО в будущем сбережете время на создание документов. Дополнительный плюс унификации – в однотипных документах (один шаблон, одно форматирование, одна структура, и т.п.) информация воспринимается, обрабатывается и ищется быстрее. Что тоже является экономией времени.
Ошибка – это не трагедия. Ошибка – это в большей степени возможность извлечь из нее уроки. А значит, не бойтесь ошибиться – хотя это очень сильный стопор для работы.
ВАЖНО. Конечно, это не означает, что у вас есть право на грубое нарушение правил, которые вам известны и которым вы обязаны следовать (особенно, в технической сфере деятельности). Это означает, что принимая стратегическое или тактическое решение – вы можете и ошибиться, но бояться этого не надо.
Не делайте все сами. Если есть кто-то, кто делает быстрее и лучше, не стесняйтесь обращаться к этому работнику. Умейте найти подход и простимулировать. И НЕ ОТКАЗЫВАЙТЕ, если кто-то обращается по той же причине к вам. Вы ведь тоже многое делаете ЛУЧШЕ и БЫСТРЕЕ.
ВАЖНО. Зависимость от результатов труда других работников может быть критичной для вас и вашей эффективности. Значит – взаимопомощь должна стать важным элементом взаимодействия. Да, бывает, что работа «не написана в должностной», и вообще «почему я должен ее делать». Ответ на этот вопрос вы должны найти для себя сами.
 
Пример  отрицательного применения тайм-менеджмента. Работник, зная, что он является более эффективным, чем остальные, НАМЕРЕННО тормозит выполнение задач, планируя их таким образом, чтобы их выполнение занимало наибольшую часть рабочего времени и таким образом на него не пытались «навесить» больше работы. И когда ни спроси – работник все время занят, и значимость его задачи видна, и главное все делается в принципе в сроки. Просто сроки несколько увеличены и начальник с этим  по тем или иным причинам соглашается… Между прочим, можно сделать вывод, что сам работник ОТЛИЧНО владеет приемами тайм-менеджмента, и дай ему задание  с ограниченными сроками плюс авральную работу, и немножко простимулируй да подскажи, как сократить время – и работник ВЫПОЛНИТ ее достаточно эффективно.
 
Хороший совет относительно планирования времени. Применяйте известную формулу 60х20х20. То есть 60% рабочего времени есть работа (которую вы планируете и определяете время, исходя из опыта, задания, степени подключения к ней коллег), а 20 % остается на авральную и неожиданную работу (срочный ответ в вышестоящую организацию, внезапное совещание, подготовка материалов по запросам, и т.п.). Куда же деваются еще 20%? А их мы рекомендуем потратить на повышение собственной квалификации: чтение специализированных журналов, литературы, курсы, тренинги (в том числе и даже большей части – на основе самообучения).

***

А теперь то, о чем старательно умалчивают ВСЕ инструкторы тайм-менеджмента. Особенно, когда говорят о «золотых» правилах – запланируй больше и все успей. Удели максимум пять минут отдыха в час, и т.п. Подавляющее большинство таких «правил» есть жесткое нарушение требований трудового законодательства (что, впрочем, компенсируется премиями и иными поблажками), и ведет к качественному подрыву здоровья. Хороший тайм-менеджмент – это еще и правильное нормирование труда. Человек – не машина. Но даже машины мы эксплуатируем по правилам, вовремя проводим профилактику и соблюдаем все требования завода-изготовителя. В противном случае механизм теряет работоспособность гораздо раньше назначенного ресурса. Так почему мы должны истязать себя?
Несмотря на специфику рынка труда – которая заставляет работать сверхурочно, напрягаться, и испытывать регулярные стрессы – решать имеющиеся задачи более оптимально не только НУЖНО, но и МОЖНО. И я  не оговорился, поставив слова нужно и можно именно в таком порядке. Ваша организация  труда зависит не только от руководителя. Но и от вас. От ваших знаний. Навыков. Умений. Способности установить (изменить, убедить в необходимости смены, и т.п.) другие методы и приемы выполнения работ, в т.ч. с помощью автоматизации.  Тайм-менеджмент лишь один из инструментов повышения эффективности…
PS Учите коллег и учитесь у них – это не зазорно.
© Область на островах