Как правильно провести наемного работника “официально”?

 
Вопрос.
Я ИП. Имею наемного работника, более года трудоустроен неофициально. Теперь работник просит провести его по «белому». Как сделать это правильно и наименее болезненно?
Ответ.
Необходимо заключить трудовой договор с работником с соблюдением всех требований к его содержанию (Трудовой Кодекс, ст. 27). Дату начала работы необходимо указать фактическую. Дату заключения договора можно указать текущую.
До заключения трудового договора необходимо ознакомить работника с Правилами внутреннего трудового распорядка, Положением об  оплате труда и премировании, должностной инструкцией, иными документами, относящимися к деятельности работника, с которыми он должен быть ознакомлен ДО заключения договора.
Учитывая, что фактически вы восстанавливаете кадровый и бухгалтерский учет (искаженный при «неофициальной» работе работника) не думаем, что будет ошибкой, если вы ознакомите работника с этими документами во время подписания договора. Ведь фактически работник уже приступил к обязанностям очень давно. Вообще, воздержитесь от проставления дат задним числом – это нередко выходит боком и работникам, и работодателю.
Необходимо уточнить бухгалтерский учет в части начисления зарплаты на основании документов о выдаче зарплаты «неофициально». Далее необходимо рассчитать и заплатить необходимые суммы во внебюджетные фонды, удержать и перечислить подоходный налог, подать уточненную отчетность в ПФР, ФСС, МРИ ФНС. Также при необходимости подаются уточненные сведения в территориальное отделение Госстатистики. Если вы находитесь на ОСНО либо УСН «доходы минус расходы», то вам придется уточнять бухучет и в части налогооблагаемой базы, пересматривать не только «зарплатную» отчетность.
Не рекомендуемый (проблемный) вариант, от которого необходимо ВОЗДЕРЖАТЬСЯ: все произведенные выплаты официально провести текущей датой. Вы избавитесь от рисков штрафов и пеней за несвоевременную уплату взносов, в т.ч. НДФЛ (который вообще удерживается и перечисляется в день выплаты заработной платы).
НО! 
Вы НЕ сможете официально выплатить работнику якобы сложившуюся задолженность: придется либо заплатить повторно фактически, либо выводить деньги на бумаге, что будет несомненно обманом. Плюс окажетесь в положении «злостного» работодателя, задерживающего заработную плату.
Также необходимо внести запись в трудовую книжку (текущей датой), обеспечить сохранность трудовой книжки, поставить работника на кадровый учет (завести личную карточку, дело) и так называемый военно-учетный стол.
Издайте приказ по предприятию о приеме работника на  работу (основание – заключенный трудовой договор), ознакомьте с ним работника под роспись.
При проверках вероятней всего вы будете подвергнуты административному наказанию за ряд нарушений: от нарушения сроков предоставления отчетности и ее искажения (а также неуплаты взносов, перечисления НДФЛ, и т.п.) до нарушений положений трудового законодательства. Тем не менее, учитывая, что вы устранили нарушения самостоятельно, возможно, проверяющие ограничатся предупреждением, и не будут возбуждать дело об административном правонарушении.
При необходимости – направить работника на медицинский осмотр, обеспечить спецодеждой, обучить требованиям охраны труда. Подробнее об этом вы можете прочесть на нашем сайте в подразделе «Организация охраны труда на предприятии».
Возникшие вопросы касательно данной ситуации или любые другие вопросы вы можете задать на этой странице (нажмите для перехода).
© Область на островах