Всегда ли полезно создавать и использовать группы в мессенджерах

Благая идея информировать сразу всех, переписываться сразу со всеми и решать вопросы «публично» – на практике разбивается о то, что называется «захламление» группы.

Неоднократно в юмористических шоу, интернет-байках и рассказах высмеивались переписки в мессенджерах, выводились типичные персонажи таких переписок.

Смешно… а на эффективность и достижение цели создания группы очень сильно это влияет.

Ключевые вопросы: как бороться с ненужной перепиской в whatsapp, что делать если много спама в группе, администрирую группу wa надоел спам от участников, много лишних сообщений в группе

Если отвлечься от юмора – то бороться с этим можно следующими методами.

1. Создайте ДВЕ группы. В одной – пообсуждать. В другой – исключительно важная информация, размещать которую может только админ. По такому пути пошли родители и учителя, уставшие от многочасовых собственных (!) обсуждений, подчас бессмысленных и порой совершенно беспощадных. Речь идет о домашних заданиях и темах дистанционного обучения. Дела пошли лучше, когда для размещения домашних заданий была создана отдельная группа.
2. Пропишите «твердые» правила. Это относится к бизнес-сообществам. Все, что можно решить «наедине» – должно решаться в переписке ВНЕ группы. В группе надо размещать задания ДЛЯ ВСЕХ (не только исполнителей, но и заинтересованных лиц, которые должны понять, каков дальнейший алгоритм процесса). Сообщений будет меньше, но коэффициент «по делу» будет выше.
3. Пропишите «твердые» правила. Нет, мы не повторяемся. Просто вспомните рассылаемые по всем группам одни и те же картиночки в праздники, рассылочки, фейки и прочую муть. Вам надо?
4. Пропишите «твердые» правила. Мы опять не повторяемся. Просто на этот раз имеем ввиду, что решение вопросов, не относящихся к цели создания группы (даже если то вопросы «для всех» / особенно если это вопросы «для всех» – подчеркните нужное сами) не должно происходить в группе. Незачем в группе продаж обсуждать ближайший корпоратив. Разумней создать просто «болталку». Кстати, людям она нужна. На работе надо и передышку делать. А иногда передышка вынужденная бывает. В эти минуты можно и «поболтать»)))
5. Не создавайте слишком много специальных групп (общая, по подразделениям, руководители, по направлениям и т.п.). Устанете администрировать и читать. Проанализируйте деятельность и переписку групп, удалите ненужные. Делегируйте ведение «локальных» групп руководителям этих групп.
6. Тщательно контролируйте добавление участников. Зачем в группе родителей дети? Даже под предлогом «я в изоляции, ребенку не с кем заниматься, папа на работе потому что; вот добавила ее сюда, она читает, молчит и все понимает». На таком примере мы доносим до вас мысль – о релевантности. Так ли надо каким-нибудь участникам быть в группе?

Если уж довелось таки включить в группу разных «персонажей», от которых не избавиться, то вот вам некоторые методы борьбы с их поведением:

1. Паникеры. Это такие люди, которые всё воспринимают излишне остро, заранее переживают (а как это сделать) и многословно пишут обо всем (КПД написанного стремится к нулю). Для уменьшения «потока» со стороны таких людей нужно: сократить информацию до минимально необходимой, дать перечень действий (конкретно расписанный по каждому исполнителю), установить временные границы выполнения задания. Ничего не напоминает? Ну конечно! SMART как он есть!
2. Распространители спама (котики, картиночки, видео и т.п.). В идеале – бан. Если группа по работе – сразу вынесите предупреждение. Удаляйте сообщения немедленно. Прилюдно ругайте. Вспомните, что вы руководитель, и не с равным в группе общаетесь, а с подчиненным.
3. Излишне активные. Это из тех, кто стремится показать свое участие / значимость / вовлеченность в жизнь предприятия / сообщества / что там у вас еще. Обязательно даст комментарий по любому поводу. Поможет, когда не просят. Забросает подсказками… Насколько это искренне – решайте сами, каждый случай индивидуален. Во избежание «потока», как уже было сказано выше, задания «не для всех» не должны размещаться в группе «для всех».

Хороших вам сообществ в мессенджерах.

© Область на островах